Política de Tratamiento de Datos Personales

Introducción y objetivo

Atendiendo a lo establecido en el literal k) del artículo 17 y literal f) del artículo 18 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y a su decreto reglamentario 1377 de 2013, ALXA INMOBILIARIA S.A.S establece los lineamientos y directrices de seguridad y privacidad para el tratamiento de datos personales suministrado por clientes, proveedores, empleados, entidades contratantes, contratistas, y demás personas y empresas que de una u otra forma suministran datos personales.

ALXA INMOBILIARIA S.A.S. se encuentra comprometida con el más estricto cumplimiento de la Ley y la protección de los derechos de las personas, por lo cual, establece las siguientes políticas sobre recolección, tratamiento y uso de datos personales, el cual es de obligatorio cumplimiento para quienes prestan servicios de atención a usuarios, responsables de tratamiento de datos, así como de aquellos terceros que por obligación y/o disposición de ALXA INMOBILIARIA S.A.S. asuman la calidad de encargados del tratamiento o tengan acceso a estos.

Campo de aplicación

Esta política aplicara para la recolección, tratamiento y uso de los datos personales de contratistas, empleados, agentes independientes, clientes y usuarios de los servicios de ALXA INMOBILIARIA S.A.S; colaboradores que tengan o hayan tenido vinculo ya sea como trabajadores o prestadores de servicios independientes, contratistas, proveedores, accionistas, y en general los terceros que de una u otra forma suministran información personal a ALXA INMOBILIARIA S.A.S.

Esta política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o contengan Datos personales que sean objeto de Tratamiento por parte de ALXA INMOBILIARIA S.A.S.

Definiciones

Las siguientes definiciones, permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y son indispensables para la protección del habeas data, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.

Autorización.  Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos.  Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento. Para ALXA INMOBILIARIA S.A.S. el dato personal es información que identifica o puede hacer identificable un individuo.

Dato Personal. Para ALXA INMOBILIARIA S.A.S. el dato personal es información que identifica o puede hacer identificable un individuo.  Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el «dato personal» como una información relacionada con una persona natural por ejemplo nombre, dirección, número de teléfono, correo electrónico, etc.

Dato público.  Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato personal público.  Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.

Dato personal privado. Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público general.

Dato personal semiprivado.  Son aquellos datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o la sociedad en general. En este caso, para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. Por ejemplo: datos de carácter financiero, datos relativos a las relaciones con las entidades de seguridad social (EPS, AFP, ARL, Cajas de Compensación)

Dato personal sensible. Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sindicales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los relativos a salud, vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano etc.

Encargado del tratamiento: es aquella persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos

Responsable del tratamiento: aquella personal natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de datos.

Titular: Es aquella persona natural, dueña del dato personal y que debe autorizar su tratamiento. En el caso de los menores de edad, incapaces, o que no puedan valerse por sí mismos, sus representantes legales tendrán la facultad de autorizar o no el tratamiento de sus datos personales. En los casos de pacientes con tratamientos especiales, será un familiar quien deba autorizar el uso de datos personales.

Tratamiento: es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Principios para el tratamiento de datos personales

ALXA INMOBILIARIA S.A.S. aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

Acceso y circulación: De acuerdo con las disposiciones legales, los datos recolectados y administrados por ALXA INMOBILIARIA S.A.S. en calidad de responsable, son usados para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como el fortalecimiento de sus relaciones con clientes proveedores, empleados, contratistas y demás terceros. Para esto recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales, correspondientes a personas naturales con quienes ha tenido relación como, voluntarios, donantes, colaboradores, empleados, consumidores, proveedores, acreedores, sin que este tipo de enumeración signifique limitación a cualquier tercero que tenga algún tipo de relación con ALXA INMOBILIARIA S.A.S.

Confidencialidad.  Atendiendo la anterior definición, se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza del mismo. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.

1. Principios de Seguridad

Los principios de seguridad, comprenden las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales recolectados.

2. Principio de acceso y circulación restringida.

El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente política, de la Ley, y la Constitución.

3. Principio de Confidencialidad

ALXA INMOBILIARIA S.A.S, garantizara la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprenden el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

En consecuencia, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de las funciones y desarrollo del objeto social como entidad sin ánimo de lucro.

4. Principio de legalidad

El tratamiento de los datos personales es una actividad reglamentada por la Ley 1581 de 2012 y Decreto reglamentario 1377 de 2013, cuya finalidad es legitimada por las mismas normas en concordancia con la constitución política nacional, Código de comercio y demás normas.

5. Principio de finalidad

En virtud de la relación que se establezca entre Usted y ALXA INMOBILIARIA S.A.S,esta recolecta, almacena, usa y procesa los datos personales para la siguiente finalidad:

• De los clientes: Para envío de información comercial, promociones, marketing y fidelización de clientes.
• De los agentes independientes: notificaciones, datos comerciales y de contacto, campañas, políticas, y demás que surjan de la relación comercial.
• De los empleados: Reportes de personal activo, datos de personal retirado, información familiar requerida para estadísticas, estadísticas de salud ocupacional, programas de bienestar, estadísticas e informes generales, elaboración de contratos afiliaciones y demás documentos requeridos al inicio del contrato y durante su ejecución, programas de asignación de beneficios, estudios de salarios y remuneración, historias médicas para salud ocupacional, elaboración de panoramas de prevención de riesgo, programas de seguridad y salud  en el trabajo, estadísticas de fecha de nacimiento para celebración de cumpleaños, información de estudios, estado de salud, medicamentos que utiliza, autorizaciones médicas, participación en actividades de recreación y deporte.

Los datos personales son objeto de Tratamiento por parte de ALXA INMOBILIARIA S.A.S. para otras finalidades serán las siguientes:

1. Para la prestación de servicios de asesoría a clientes.
2. Para el envío de información sobre actividades y tareas a los empleados y su familia
3. Para el envió de información a sus trabajadores y familiares
4. Para la prestación de servicios de salud, a los familiares de los trabajadores de la empresa.
5. Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas, así como para información sobre campañas que se adelanten.
6. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes, mediante el envío de información relevante que busca mantenerlos informados, y para tal efecto proporciona diversos servicios de los cuales de manera enunciativa mas no limitativa consisten en los siguientes: Comunicación constante a través de correo electrónico, llamada telefónica, SMS, redes sociales sobre novedades, seguimiento de campañas, actividades con niñ@s.  recopilación de datos con fines estadísticos, envío de newsletters, etc.
7. Para el fortalecimiento de relaciones con proveedores, entidades privadas, organizaciones no gubernamentales y demás con las cuales interactúe.
8. Para promocionar y desarrollar campañas de acuerdo a las políticas y directrices de ALXA INMOBILIARIA S.A.S. y las empresas que representa.
9. Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente.
10. Cualquier otra actividad que desarrolle, para el cumplimiento de su objeto social.

6. Derechos de los Titulares de los Datos personales

Las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de ALXA INMOBILIARIA S.A.S, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

1. Conocer los datos personales sobre los cuales ALXA INMOBILIARIA S.A.S. está realizando el tratamiento. De igual manera, el titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a ALXA INMOBILIARIA S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales.
3. Ser informado por ALXA INMOBILIARIA S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que está dando a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos personales.
5. Solicitar a ALXA INMOBILIARIA S.A.S. la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, mediante correo electrónico, No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos y/o archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el titular y ALXA INMOBILIARIA S.A.S, en virtud de los cuales fueron recolectados sus datos.
6. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.

7. Políticas de tratamiento para el tratamiento de datos sensibles

El tratamiento de los datos sensibles del titular se encuentra prohibido, excepto en los siguientes casos: i) Cuando el titular haya dado su autorización explicita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización, ii) Cuando el tratamiento del dato sea necesario para salvaguardar el interés vital del usuario y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, iii) cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

iv) Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. v) Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.  En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares de datos y advirtiendo al titular las siguientes condiciones: a) que para el tratamiento de sus datos sensibles no se encuentra obligado a autorizar su tratamiento y b) que, de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, deberá establecerse cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad que se dará a los mismos, así como para obtener su consentimiento expreso.

Para el caso de los datos de salud de los Titulares de datos, se considerarán parte de su historia clínica y tendrán la reserva establecida en la ley para ésta.

8. Tratamiento de datos de menores de edad

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se encuentra prohibido, excepto cuando se trate de datos que sean de carácter público y cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos: a) que respete y responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes, b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para atender el asunto

9. Área responsable de Implementación y Observancia de esta política

ALXA INMOBILIARIA S.A.S. designa como responsable del tratamiento de datos personales a la empresa ALXA INMOBILIARIA S.A.S, como la entidad que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se reciban, y las harán llegar a la respectiva dependencia encargadas del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entran a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

En el evento que usted considere que ALXA INMOBILIARIA S.A.S. dio uso contrario al autorizado o contrario a las normas vigentes, podrá contactarnos a través de comunicación dirigida a info@alxainmobiliaria.com

10. Autorización

ALXA INMOBILIARIA S.A.S, debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los titulares de datos personales sobre los que requiera realizar el tratamiento.

1. Autorización previa quiere decir, que el consentimiento debe ser otorgado por el titular de los datos personales, en el momento de recolección de datos personales.
2. Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas.

Esta manifestación se puede hacer por uno de los siguientes mecanismos que utiliza ALXA INMOBILIARIA S.A.S. para recolectar datos:

• De forma oral, mediante una entrevista personal, recolección de datos en lugar público, o mediante sistema telefónico.
• Mediante suministro voluntario de datos por intermedio de la página de internet, al aceptar términos y condiciones.
• Mediante firma de documento de aceptación escrita.
• Mediante cualquier otra conducta inequívoca que permita concluir que otorgó su autorización, donde acepte términos y condiciones del uso de datos.

11. Información obtenida en sitio web

Cuando se acceda o utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de ALXA INMOBILIARIA S.A.S., esta podrá recopilar información de forma pasiva a través de tecnologías de información como cookies, redes sociales y otras a través de las cuales se recolecta información acerca del hardware y software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre del dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia, mediante el uso de herramientas, por lo cual siempre se solicitara aceptar los términos y condiciones de acuerdo a la política de tratamiento de datos.

12. Procedimiento para atención y respuesta a peticiones, consultas, quejas y reclamos de los titulares de datos personales.

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por ALXA INMOBILIARIA S.A.S., podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales

12.1 Atención y respuesta a peticiones y consultas, quejas y reclamos:

¿En qué consiste el trámite?

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a ALXA INMOBILIARIA. S.A.S., a través de los medios indicados más adelante:

• Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a ALXA INMOBILIARIA

S.A.S. para el Tratamiento de sus Datos Personales.

• Información respecto del uso que se le ha dado por ALXA INMOBILIARIA S.A.S., a sus datos personales.

Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:

ALXA INMOBILIARIA S.A.S. ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:

• Comunicación escrita a través de medio electrónico a info@alxainmobiliaria.com  dirigida a ALXA INMOBILIARIA S.A.S

Atención y respuesta por parte de ALXA INMOBILIARIA S.A.S.:

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (1O) días hábiles (sin contar los días sábados, domingos y días de fiesta), contados a partir del día hábil de la fecha de recibo de las mismas.  Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si la queja o reclamo se presentan incompletos, ALXA INMOBILIARIA S.A.S. deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas.  Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.

En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a la Gerencia en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

¡Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite”! y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.  Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.

El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles (sin contar los días sábados domingos ni festivos) contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo.  Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13. Seguridad de los datos personales

ALXA INMOBILIARIA S.A.S., en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de ALXA INMOBILIARIA S.A.S. se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. ALXA INMOBILIARIA S.A.S. no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de ALXA INMOBILIARIA S.A.S. y sus Encargados. ALXA INMOBILIARIA S.A.S.  exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como encargados.

14. Transferencia, transmisión y revelación de datos personales.

ALXA INMOBILIARIA S.A.S. podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a LA EMPRESA cuando: a. Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de LA EMPRESA; b. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.

En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre LA EMPRESA y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:

Dar Tratamiento, a nombre de LA EMPRESA a los Datos Personales conforme los principios que los tutelan.

Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos Personales.

Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personale.

15. Legislación Aplicable

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y los Formatos de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

También se entenderá integrada al sistema de gestión de ALXA INMOBILIARIA S.A.S

16. Vigencia

Esta política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 1 de enero de 2018.

Atentamente,
Alexandra Aguirre M.
Representante Legal
ALXA INMOBILIARIA S.A.S.